Intranet aziendale: lo strumento dello spirito di appartenenza.

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Con la pandemia da coronavirus, l’Italia ha scoperto lo smart-working di massa.
E con esso anche un distanziamento de facto che, sul lavoro, rischia di diventare grave isolamento sociale.

Il lavoro, si sa, è anche contatto “fisico” con i colleghi, strette di mano e pacche sulle spalle, pausa-caffè e lettura della bacheca aziendale, visite da una stanza all’altra per “sgranchirsi” qualche minuto e cogliere l’occasione per scambiare due chiacchiere veloci su procedure e azioni lavorative da intraprendere (e non solo...) e tutte quelle attività che sono divenute sempre più dei lontani ricordi.

Non sono poche le aziende che, non essendo ancora pronte al necessario adeguamento per la cautela della salute dei lavoratori, hanno preferito mantenere in smart-working molti dei loro dipendenti.
Anche perché, adeguare un’azienda a quanto necessario, costa.
Costano le mascherine da fornire al personale, costano i dispenser per il gel disinfettante, costano i termoscanner e i relativi sistemi di monitoraggio.
Per non parlare dell’adeguamento di mense aziendali interne e punti ristoro vari.
Ed allora ecco che risulta preferibile teneri tanti a casa anziché rischiare multe o, peggio ancora, cause penali dall’esito imprevedibile, stante che il datore di lavoro che non si fosse adeguatamente dotato delle necessarie cautele di legge, verrebbe ritenuto responsabile dell’eventuale contagio da Covid-19 del suo dipendente.
E non parliamo nemmeno dell’eventualità in cui quel dipendente dovesse addirittura morire di o per coronavirus, contratto nei giorni in cui era al  lavoro.
Poco importa se dovesse essere stato contagiato fuori dal contesto lavorativo, poiché sarebbe praticamente non dimostrabile in alcun modo che ciò fosse avvenuto altrove.
In questo l’INAIL è sempre stata maestra dello scaricare responsabilità sui datori e non pagare quanto previsto, al dipendente…

Ma lo smart-working prolungato genera esigenze e necessità che in preda all’urgenza di metterlo in atto non avevamo avuto il tempo di attenzionare.

Una delle esigenze essenziali è certamente il corretto fluire delle informazioni, ma anche lo scambio di opinioni e di idee.
Si rischia di lavorare in maniera meccanica e standardizzata senza nessuna delle evoluzioni possibili in ottica di visione dei processi e delle variazioni che essi possano e debbono avere “in corso d’opera”.
Non è una novità che mentre si lavora su qualcosa capiti che il confronto con colleghi o superiori porti a percorrere strade diverse da quelle che si stavano percorrendo prima di quei confronti, comportando l’instaurarsi di nuove e migliori performance ed esiti più efficaci a beneficio di tutti e dell’azienda.

Come si rimedia a queste mancanze durante uno smart-working così lungo e diffuso?

Di fatto non esiste nulla che possa realmente sostituire il contatto tra le persone ma, in un momento di esigenza forzata, esistono dei surrogati che rispondono al nome di intranet aziendali.

Cos’è un’intranet aziendale?
Un’intranet può davvero comprendere di tutto.
Innanzitutto contiene funzionalità di storage in modo da pemettere il repository e la condivisione di documenti di varia natura (.pdf, .doc, jpg,.ppt, jpg, …) ma prevede anche un sistema di comunicazione veloce tra gli utilizzatori (che dovrebbero essere tutte le persone dell’azienda pur se con privilegi di accesso diversi, in funzione dei ruoli rivestiti in azienda, affinché alcune funzioni siano di esclusivo utilizzo dei ruoli superiori).

Possibilmente dotate anche di chat interna, le intranet divengono un sistema di lavoro corrente.
Non sistema dall’uso eccezionale o sporadico e nemmeno qualcosa destinato alle sole grandi realtà, ma a tutti gli ambiti di lavoro.

Deve poter avere un’area destinata a bacheca informativa ed anche un aspetto più o meno ludico, un po’ come accade con un social: la possibilità di pubblicare post e note, da parte di tutti.
Anche questo aspetto fa comunque parte della quotidianità del lavoro, che deve pur sempre prevedere un aspetto più “leggero” durante la giornata.
Ci sono intranet che integrano anche funzionalità di CRM e cioè la possibilità della gestione di procedure di lavoro come l’inserimento - su un calendario integrato (visibile a più persone o a tutti) - di appuntamenti di lavoro e telefonate da effettuare, in collegamento ad una rubrica strutturata di colleghi, clienti e fornitori.
Quelli più evoluti permettono anche di generare preventivi e fatture.

Un’intranet così non è uno strumento di lavoro ma È il lavoro.

Quali i vantaggi di tutto ciò?
Sono svariati.
Dall’efficientamento delle procedure e dei flussi lavorativi, ma anche ai fini di creare quello spirito di appartenenza che è elemento essenziale per il benessere di un’azienda.
Pochi ne parlano, ma il lavoro di una squadra è funzionale anche alla capacità di costruire un ambiente sereno e armonioso che passa pure da aspetti non esclusivamente legati ai soli flussi di lavoro.

Come ho risolto personalmente questi aspetti?
Di recente, a beneficio di un’azienda che manifestava necessità in tal senso, ho creato un social (online e con registrazione soggetta ad autorizzazione dell’amministratore del sistema e rivolta ai soli dipendenti di quell’azienda) simil-Facebook che integra anche storage, sistema di videoconference e chat di gruppo.
Uno strumento che accompagna la funzione di bacheca analizzata in precedenza, così come anche l’aspetto ludico tipico di un social: ogni dipendente può inserire post con immagini e/o video, o scaricare documentazione aziendale che può commentare, o utilizzare il sistema di chat per comunicazioni one-to-one o di gruppo.
Con la possibilità di "chiedere l'amicizia tra colleghi" o creare gruppi.
La videoconference completa il panorama delle funzioni ai fini della necessità di riunioni in remoto (di gruppo o one-to-one), tanto di moda all’attuale.

È certamente un modo per ottimizzare il lavoro, ma è anche e soprattutto un sistema per ridurre l’isolamento tipico di uno smart-working prolungato.

Non c’è nulla di peggio per un lavoratore che sentirsi isolato nella routine del suo lavoro quotidiano.

È anche attraverso questi metodi che si incentiva lo spirito di appartenenza alla squadra e si riducono le conseguenze dell’alienazione del lavoratore.
Un lavoratore isolato oggi, può divenire un problema da risolvere domani… Parlo di salute mentale...

Non è creando un gruppo WhatsApp che si ottengono gli stessi vantaggi, per le implicite limitazioni che esso denota per la semplicità del mezzo, che è e deve restare ciò per cui è nato: una chat istantanea senza velleità di divenire strumento di comunicazione integrata per il lavoro.

Chi fosse interessato allo strumento che ho creato può contattarmi in privato.

Mauro.

Aggiungo: non è da intendersi intranet quell’area riservata del proprio sito, che molte aziende hanno e dove si limitano a inserire la modulistica e le varie comunicazioni di interesse generale, perché essa non permette interattività multilaterale, che è l’essenza vera di un’intranet aziendale… E non lo puoi fare su Facebook, perché Facebook è tutto tranne che riservato e i tuoi dati non sarebbero più i tuoi... E in ogni caso non avresti tutte le stesse innumerevoli e necessarie funzionalità...

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